Vahvan virtuaalitiimin rakentaminen 7 vaiheessa
Oletko virtuaalitiimissä ja haluat saada sen toimimaan? Tässä ovat suosikkini virtuaalitiimin viestintästrategiat, joita voit käyttää sekä kotona että toimistossa!
Sisällysluettelo
- Luo sosiaalinen tila
- Ole videohenkinen
- Valitse oikeat työkalut
- Luo hieno etäkäytäntö
- Löydä liikkumisesi
- Suosittele pikakuvakkeita
- Vältä sudenkuoppia
- Bonus: Aloita, Lopeta, Jatka
Kun useammat yritykset alkavat työskennellä etänä, meidän on tiedettävä, kuinka toimia tehokkaasti virtuaalitiimissä.
Yhä useammat meistä työskentelevät kotona, mikä tarkoittaa tietämistä miten sopeutua.
Tutkimukset ovat osoittaneet että kotona työskentely voi johtaa myös onnellisempaan, tuottavampaan virtuaalitiimiin.
Mikä on virtuaalitiimi? Virtuaalitiimi on ryhmä etätyöntekijöitä, jotka tekevät yhteistyötä projektin loppuun saattamiseksi. Hyvä virtuaalitiimi pystyy kommunikoimaan tehokkaasti sovellusten tai ohjelmistojen avulla ja voi koostua yhden yrityksen työntekijöistä tai eri yritysten työntekijöistä.
Virtuaalitiimien saaminen oikein perustuu kahteen tekijään:
- Oikean tekniikan käyttö
- Selkeän digitaalisen viestinnän käyttäminen
Näiden kahden asian saavuttaminen tarkoittaa, että pystyt tekemään tehokasta yhteistyötä virtuaalisella työpaikalla.
Näin teet sen.
Luo sosiaalinen tila
Suurin virhe, jonka virtuaaliryhmät tekevät, on olettaa, että rapport-rakentaminen ja sosiaalinen aika tapahtuvat luonnollisesti. Toimistossa on helppo pilkata kahviautomaattia, napata lounasta yhdessä tai keskustella ennen kokouksen alkua.
Tai jopa kepponen työtovereitasi.
Digitaalisella työpaikalla monet näistä mahdollisuuksista katoavat. Joten sinun on luotava oma sosiaalinen tila, jotta vältät sosiaalisen akun tyhjentymisen virtuaalitiimissäsi!
Digitaalisella työpaikalla suhteet ovat kuin paristot. Ne tyhjentyvät ja sinun on ladattava ne jatkuvasti.
Scott Edwards, Science of People toimitusjohtaja
Tässä on hyvä uutinen:
- Tiede ehdottaa sitä videopuhelu voi olla yksinkertainen tapa vähentää yksinäisyyttä ja eristäytymistä.
- Säännöllinen puhelinsoitot voi auttaa pitämään ystävyyssuhteet lähellä.
- Voit tuottaa oksitosiini (kemikaali liimaamiseen) jopa verkkokameran kautta!
Sosiaalinen aika on uskomattoman tärkeää hyvinvoinnillemme ja hyvinvointi on tärkeä tuottavuudellemme. Voi tuntua haitalliselta kiireisellä viikolla aikatauluttaa aikaa virtuaaliryhmäsi kanssa vain keskustelemaan, mutta sosiaalinen aika on kriittinen tiimin uskollisuuden ja yhteenkuuluvuuden kannalta.
Opinnot ovat osoittaneet, että ystävyyssuhteet tiimin sisällä parantavat suorituskykyä, joten on elintärkeää, että pidämme yllä näitä suhteita, vaikka emme pystyäkään näkemään toisiaan kasvokkain. Tässä on joitain ideoita aikatauluttamiseen sosiaalisessa tilassa:
- Leikkaa ensimmäiset 10 minuuttia jokaisessa kokouksessa henkilökohtaisiin kiinniottoihin.
- Opi yhdessä! Lähetä suosikkisi TED-keskustelu tiimisi kanssa, jotta ihmiset voivat katsella itse (rakastan tätä TED-keskustelua, mutta olen hieman puolueellinen). Pidä sitten lounaskeskustelu, jossa puhut oppimastasi.
- Tee enemmän yksi kerrallaan ja lisää esityslistalle henkilökohtaisia kysymyksiä. Kysy tavoitteista, harrastuksista ja perheestä.
- Pidä digitaalinen kahvitauko.
- Syö lounasta yhdessä.
- Ota mukaan kaiutin tai vierasasiantuntija isännöimään lounasta ja oppimaan. (Teen nämä joukkueille koko ajan! Ja haluaisin tavata tiimisi.)
- Tee a ei-hankala jäänmurtaja lämmittää kokouksiasi.
Science of People -tiimille meillä on jopa elokuvapäiviä parin kuukauden välein, ja käytämme näitä mahdollisuuksia sekä juhlimaan että tarkistamaan henkilökohtaisia ja ammatillisia päivityksiä.
Aluksi saattaa tuntua hieman oudolta suunnitella pitkän matkan kahvitauko kollegojesi kanssa, mutta on tärkeää, että pidämme tiimimme tullivarastossa . Kaiken sanotun ja tehdyn jälkeen saatat silti miettiä…
Kuinka motivoin virtuaaliryhmän jäseniä?
Tieto siitä, kuinka motivoida virtuaalisia tiimin jäseniä, on välttämätöntä ryhmänjohtajille. Ensinnäkin sinun on tiedettävä miten motivoida itseäsi . Olemme innoittamana erittäin tuottavista, tehokkaista ihmisistä.
Toiseksi opi tiimisi persoonallisuuden tyyppi. Olen johtanut satoja virtuaalisia yrityskoulutuksia etäryhmille, mukaan lukien Microsoft, Automattic (kiitos koko tämän verkkosivuston rakentamisesta!) Ja Google. Yksi motivoivimmista harjoituksista, joita olemme tehneet, on joukkueen persoonallisuustiede.
Haluaisin tulla puhumaan ryhmällesi virtuaalisesti tai voit johtaa tiimiäsi persoonallisuusharjoituksemme avulla.
Kirja Vanessa
Ole videohenkinen
Tiistani ilmestyy joka tiistai Zoom-videoneuvottelualustalle jakamaan päivityksiä ja ideoimaan uusia ideoita yritykselle. Tietysti kommunikoimme edelleen muiden kanavien, kuten sähköpostin ja puhelimen, kautta, mutta video antaa visuaalisen kokemuksen tiimin keskuudessa. Suosittelen erityisesti uusien verkkoyhteyksien videopuheluita.
Videopuhelut tunnustetaan paremmaksi tavaksi järjestää kokouksia tavallisiin puheluihin verrattuna.
Tästä syystä videopuhelut ovat niin tärkeitä:
- Kehonkieli. Videopuhelut tarjoavat enemmän luonnollinen vuorovaikutus , jossa soittajat voivat olla yhteydessä silmiin ja lukea kehon kieltä. Esimerkiksi, jos jaan uutisia ja yksi tiimini jäsenistä näyttää yllättyneen ilmeen, tiedän, että uutiset olivat järkyttäviä tai yllättäviä. Pystyn hyödyntämään tiimini emotionaaliset tarpeet, joita en pystyisi tekemään yhtä helposti pelkästään kirjallisen viestinnän avulla. Tai jos näen jonkun nyökkäävänsä päänsä kyllä tai ei, tiedän, että hän on joko yksimielinen tai eri mieltä jostakin asiasta.
- Oikea ajattelutapa. Yksi kotona työskentelyn yleisimmistä sudenkuopista on sen löytäminen vaikeampaa pitää rutiinia , ja jotkut ihmiset alkavat kaivaa toimistovaatettaan mieluummin työskentelemään pyjamassa ( joitain tutkimuksia ehdottaa, että tämä voisi olla jopa 60% kotityöntekijöistä). Tämä voi saada ihmiset tuntemaan vähemmän tuotteliaita, kun he kamppailevat pääsemään oikea ajattelutapa työhön . Säännölliset videoneuvottelut kannustavat meitä kuitenkin pukeutumaan hieman kokoukseen ja tuntemaan itsemme hieman enemmän kuin menemme töihin.
- Mikrolausekkeet . On 7 universaalia ilmeitä ja ne ovat uskomattoman tärkeitä dekoodaamisen ja tunteiden ymmärtämisen kannalta. Jos olet videopuhelussa, voit todella lukea ne!
Ja voit tehdä videoista parempia! Katso opas videopuhelujen tekemiseen hämmästyttäväksi.
15 vinkkiä ennen seuraavaa videopuhelua
Valitse oikeat työkalut
Mikä on yksi virtuaalitiimien suurimmista haasteista? Löydä oikea tekniikka oikeaan työhön! Onneksi on olemassa työkaluja, jotka voivat muuttaa tuottamattomat joukkueet onnistuneita virtuaaliryhmiä.
Lähes 69% yrityksistä tarjoaa jo etätyön vaihtoehtona, joten siellä on paljon työkaluja, jotka pitävät sinut yhteydessä tiimiin.
Suosittelen, että kokeilet näitä kaikkia virtuaalitiimillesi ja valitset sitten parhaiten sopivan. Olen myös fani käyttää useampaa kuin yhtä digitaalisen viestinnän tyyppiä ja sovittaa ne oikeisiin tehtäviin. Esimerkiksi aivoriihi tulisi aina tehdä videokeskustelussa (nähdäksesi kehon kielen ja kasvot), kun taas esityslistat voidaan käsitellä asynkronisesti sähköpostitse, ja pikaviestit ovat parhaita chatissa.
Tässä on rivi: Valitse oikea työkalu, joka sopii tehtävään.
Valitse Chat-työkalut
Joskus sinun tarvitsee vain lähettää muutama nopea edestakaisin viestejä joukkuetovereillesi. Sen ei tarvitse olla monimutkaista: valitse tällaisiin keskusteluihin hyvä chat-palvelu. Me rakastamme Löysä tai Kierre , vaikka jos jo käytät Gmailia, siihen on sisäänrakennettu hyödyllinen keskustelu Google Hangouts .
Toimintavaihe: Älä pelkää piristää asioita virtuaalikokousten aikana kyselyillä, PDF-tiedostoilla ja lämmittelykeskusteluilla!
Valitse Työnkulun automaatiotyökalut
Mikä on työnkulun automaatio?
Työnkulun automaatio auttaa sinua automatisoimaan kaikki tylsät ja tylsä tehtävät, jotta voit keskittyä tärkeisiin. Työnkulun automaatio sisältää tehokkaita ohjelmistoja ja sovelluksia, jotka poistavat inhimillisen virheen. Tässä on muutama esimerkki työnkulun automaatiosta:
- Sähköpostin automatisointi: sähköpostiautomaation avulla voit lähettää sähköposteja tiettyinä aikoina tietyille ihmisille.
- Liidien hallinta: Tuotteita myyville yrityksille automaatiotyökalut voivat auttaa ohjaamaan ne automaattisesti oikeaan osaan myyntiprosessia.
Tästä syystä työnkulun automaatiotyökalut ovat niin tärkeitä:
Jos kaikki jatkavat tylsiä, toistuvia tehtäviä, jotka voidaan automatisoida, koko tiimisi menettää arvokasta aikaa.
Automaatiotyökalut ovat välttämättömiä tehokkaille virtuaaliryhmille. On olemassa muutamia todella hyviä työkaluja tai työnkulun automatisointia, mutta olemme erityisen kiinnostuneita siitä maanantai , Zapier ja Microsoft Flow . Tässä maanantain ohjelmisto, jonka avulla voit luoda automaattisen tehtävän:
Voit määrittää kaikki tehtävän automaatiot kerralla, ja ne suoritetaan automaattisesti aina, kun tehtävä käynnistetään. Automaatiotyökalut ovat kirjaimellisesti parhaita ajansäästäjiä!
Yhteistyö
Emme todellakaan voi laulaa kiitosta Google asema riittää, kun on kyse yhteistyöstä asiakirjoissa.
Kappalemuutos-ominaisuuden avulla näet tarkalleen ne asiakirjan osat, joita virtuaaliryhmäsi on muokannut:
Voit myös toimia Ehdotus-tilassa estääksesi pysyvien muokkausten tekemisen ilman yhteiskäyttäjän suostumusta muutokseen:
Google-dokumentit on yksi parhaista tavoista lisätä yhteistyötä. Jee virtuaaliseen ryhmätyöhön!
Projektinhallinta
Kun yrität rakentaa vahvaa etäkulttuuria, kannattaa selvittää projektinhallintatyökalut.
Voi olla paljon vaikeampi järjestää tarkalleen, kuka on delegoitu tehtävään ja mihin määräaikaan, kun et voi enää tarkistaa jotain työpöydän yli.
Me löydämme sen Asana on paras projektihallinnassa, mutta muut ryhmät haluavat käyttää sitä Trello tai Jira .
Videoneuvottelu
Kun ajattelet videoneuvotteluja, ensimmäinen ajatuksesi saattaa olla Skypen käyttö, mutta nykyään on paljon muita vaihtoehtoja. Zoomaus on nopeasti tulossa suositumpi , yhtä hyvin kuin Cisco Webex , jotka molemmat tarjoavat ominaisuuksia, kuten taustan hämärtämisen (hyödyllinen, kun et halua, että virtuaaliryhmäsi näkee keittiön tilan).
Jälleen kerran, jos käytät jo Gmailia, Google Meet ja Google Hangouts ovat molemmat vaikuttavia, mutta helppokäyttöisiä videopuhelupalveluja.
Aikataulu
Ok, aiomme sanoa sen uudelleen. Google-kalenteri on loistava aikataulutus. Voit hallita yksityisyysasetuksia ja liittyä yksittäisiin kalentereihin (esimerkiksi Joukkueen A vastaanottoajat ja Kokoukset), joten kaikki tapahtumat, joista sinun on tiedettävä, näkyvät kalenterissasi. Voit myös asettaa muistutuksia, jakaa kutsuja tapahtumiin ja kirjoittaa kuvauksia ajan ja päivämäärän viereen.
Meillä on vielä enemmän viestintävälineitä, jotka voit tarkistaa:
15 parasta etäviestintätyökalua
Luo hieno etäkäytäntö
Vaikka työskentely kotona olisi vain väliaikaista, sinulla tulisi olla etätyökäytäntö. On odotettavissa, että aiomme nähdä a merkittävä muutos kotona pysyvästi työskentelevien ihmisten määrässä. Siksi kannattaa sijoittaa aika yhteistyöhön virtuaalitiimisi kanssa virallisessa etätyökäytännössä.
Mikä on etätyökäytäntö?
Etätyökäytäntö on yleensä työnantajan ja työntekijän välinen sopimus, jossa määritellään työn ehdot. Etätyökäytäntö voi olla joko väliaikainen tai pysyvä, ja se sisältää yksityiskohdat työn suorittamisesta toimiston ulkopuolella.
Tyypillinen etätyökäytäntö sisältää seuraavat:
- Työtunnit
- Tiimin työnkulku, joka kuvaa tarkalleen kuka raportoi kenelle (ja miten / kuinka usein)
- Uudet vanhempainlomapolitiikat
- Uudet sairauspolitiikat
- Työviikon uusi rakenne kokousten ja konferenssien kannalta
- Viestinnän odotukset
Tämän tyyppisen asiakirjan valmistelu luo pohjan sille kommunikaatio- ja yhteistyökulttuurille, jota haluat virtuaalitiimillesi etätyön aikana.
Löydät lisätietoja etätyökäytännön luomisesta etätyöntekijöiden hallinnan oppaastamme:
12 luotettavaa vinkkiä etätyöntekijöiden hallintaan
Löydä liikkumisesi
Uusi toimistomme on varahuoneessa, kiiltävä kahvinkeitin, joka on sijoitettu huolellisesti tietokoneen viereen, seisova pöytä, joka on koottu yhteen, ja olemme valmiita lähtemään!
Hyvin, melkein.
Yksi vaikeimmista osista siirtyä toimistosta kodeihimme on, kuinka helppoa on olla passiivinen. Istumme ja tulemme pitkittyneiksi tuoliperunoiksi. Ja se on huono: Pitkäaikaista istumista koskevat tieteelliset tutkimukset ovat osoittaneet, että istuva käyttäytyminen voi johtaa verenpaineen nousuun, korkeaan verensokeriin, ylimääräiseen kehon rasvaan ja kohonneeseen kolesterolitasoon.
Ja pahin osa?
Istuminen on helppo . Liikunta on kovaa . Joten ihmiset eivät vain käytä! Se on erityisen tärkeää etätyöntekijöille, jotka työskentelevät yleensä kotona ja istuvat koko päivän. Mutta jos et ole vielä harjoittelurutiinissa, harkitse tätä:
Jokainen käyttämäsi minuutti lisätään elämääsi.
Se johtuu Harvardin tutkijat huomasi, että vain 15 minuuttia liikuntaa päivässä voi pidentää elinikääsi 3 vuodella!
Tässä on joitain tapoja, joilla voit sisällyttää liikunnan uuteen työohjelmaasi.
- Yritä pitää tauko istumisesta 30 minuutin välein.
- Käytä askeleita tai juoksumattoa työpöydän alla pitämään jalat liikkeessä.
- Seistä, varsinkin kun pidät online-esityksiä.
- Kävele talossa, kun soitat puhelun.
- Osta hyppynaru ja viettää 15 minuuttia päivässä ohittamalla.
- Tee 10 työntöä tunnissa.
- Osta vetotanko ja kiinnitä se toimiston oven yläpuolelle. Aina kun ohitat, tee veto.
- Katso joogarutiinia YouTubessa ja seuraa sitä.
- Kokeile käyttää a seisova pöytä .
Totuus on, että sillä ei ole väliä niin paljon mitä sellaista liikuntaa, jota teet, kunhan sen intensiteetti on kohtalainen ja haastat itseäsi. Jos se kuulostaa aluksi liikaa, kokeile vauvan vaiheita! Tee vain pari punnerrusta tai vain 5 minuutin hyppynaru ja mene sieltä.
Alarivi: työ on tärkeää, mutta et voi tehdä työtä, jos terveytesi kärsii.
Suosittele pikakuvakkeita
Jos pystyt poistamaan stressiä muilta, sinut nähdään joukkueesi suurena pelaajana.
Toisin sanoen muilta vähentämäsi stressin määrä määrittää arvon. Ajattele sitä: jos lisäät muiden ihmisten työtä ja stressiä, rasitat tiimiäsi tehokkaasti.
Mutta jos löydät keinon vähentää stressiä, ihmiset kääntyvät sinuun enemmän apua varten.
Mikä on loistava tapa vähentää joukkueen stressiä? Yksi hieno tapa on suosittelemalla pikakuvakkeita.
Työnkulun pikakuvakkeet. Pikanäppäimet ajan säästämiseksi. Pikanäppäimet, jotka hakkeroivat tuottavuutta. Löysin esimerkiksi upean laajennuksen, joka säästää aikaa vähentämällä paljon manuaalista tutkimusta! Koska tämä voi auttaa yhtä tiimini jäsenistä, lähetin sen hänelle ja seurauksena hänen tehokkuutensa parani rajusti! (Ja myös hänen stressikuormitus väheni!)
Toimintavaihe: Etsi ja suosittele yhtä upeaa pikakuvaketta työtoverille, esimiehelle, työntekijälle tai pomolle. Jos he pitävät siitä, hienoa! Autoit ja näytit arvoa. Jos he eivät pitäneet siitä, ei haittaa! Se osoittaa myös, että olet ennakoiva ja että sinulla on todellinen halu auttaa.
Vältä sudenkuoppia
On olemassa muutamia yleisiä karhuja, joihin etätyöntekijät joutuvat, kun he liittyvät virtuaaliseen tiimiin. Nämä jakautuvat enimmäkseen kahteen asiaan:
- rutiinin puute ja
- hyvän viestinnän puute.
On raportoitu, että 40% etätyöntekijöistä mainitsee joustavuuden suurimpana etuna työskennellessään kotona.
Mutta joustavuutta tulee haittapuoli .
Tässä on skenaario:
- Sinun on toimitettava raportti klo 15.00. On 14.45, ja siirrät raporttisi käsiinsä.
- Mutta odota! Koirasi juoksevat jalkojesi ympärillä, koska heidän on mentävä ulos. Otat heidät kävelylle ja sitten siirrät raporttisi.
- Mutta odota! Lapsesi itkee, ja hän haluaa epätoivoisesti huomiosi. Voit rauhoittaa häntä ja mennä käsiksi raporttiisi.
- Mutta odota! Kyllä, arvasit sen. Kello 15:00 on kulunut, ja raporttisi on nyt myöhässä.
Joustavuus on upeaa, mutta joustavuudella on suuri haittapuoli: häiriötekijät.
Tavoitteiden asettaminen itsellesi, tiettyjen tehtävien aikarajoitukset ja työtilan pitäminen häiriötekijöinä on todella tärkeää, jos haluat saada aikaan jotain!
Voit tehdä tämän muutamalla tavalla.
- Tee tehtäväluettelon kirjoittaminen osa aamurutiini .
- Seuraa tuottavuuttasi kirjoittamalla muistiin kuinka kauan vietät työskentelyä ja vapaa-aikaa. Jos haluat siirtyä digitaaliseksi, käytä sovellusta, kuten Tehostettu seurata aikaa.
- Sijoita kotitoimistosi rauhalliselle alueelle taloon, jossa ei ole häiriöitä. On parasta määrittää itsellesi oma huone nimenomaan työskentelyyn, jotta et liitä sitä mihinkään muuhun.
- Säilytä puhelinta eri huoneessa ( tutkimus on osoittanut, että pelkkä matkapuhelimen läsnäolo - vaikka se olisi pois päältä - vähentää aivovoimaa).
Toinen suurin kuoppa, johon etätyöntekijät kuuluvat, on viestinnän puute tiiminsä kanssa. Tämä vaikuttaa paitsi työpaikan tuottavuuteen myös oma mielenterveytesi .
Yksi tutkimus ehdottaa, että jopa 21% etätyöntekijöistä kamppailee yksinäisyyden kanssa.
Olemme jo perustaneet sellaiset työkalut, joita voit käyttää estämään tämän tapahtumisen, mutta tässä on muutama sosiaaliset vinkit miten käsitellä tätä.
- Jaa asioita elämästäsi työn ulkopuolella ja rohkaise myös muita tiimin ihmisiä tekemään niin. Kuinka viikonloppusi meni? Ihana! Viimeinkin saimme katsella uutta sarjaa suoratoistona Netflixissä; Oletko nähnyt sen? Tämä saattaa kuulostaa arkiselta, mutta muistaa, että olet enemmän kuin työsi ja joukkuetoverisi ovat enemmän kuin työsi, on elintärkeää lisääntynyt sosiaalinen eristyneisyys.
- Anna muille ihmisille positiivista varmuutta ja palautetta työstään. Tästä voi puuttua virtuaalitiimissä, joten yritä todella lisätä toistensa moraalia.
Bottom Line: Vahvan virtuaalitiimin rakentamisessa on pidettävä mielessä eniten samoja tapoja kuin tekisit toimistossa - pitäisit viestinnän tehokkaana, suhde virtuaaliryhmääsi läheisenä ja pysyt rutiinissa.
Bonus: Aloita, Lopeta, Jatka
Tämä on yksi tiimini suosikkiharjoituksista. Se on nimeltään Käynnistä, Pysäytä, Jatka ja se toimii sekä virtuaaliryhmille että henkilökohtaisille tiimeille. Voit tehdä tämän vuosittain, joka toinen vuosi tai kuukausittain tiimisi kanssa. Täällä Science of People -ohjelmassa tarkastelemme tätä liikuntaa suurten liiketoimintamomenttien, kuten tuotejulkaisujen ja kurssimuutosten jälkeen, tarkistamaan tehtävämme tiimin kanssa.
Kun työskentelet käytännössä, on helppo eksyä omaan työhösi ja unohtaa, mitä muu joukkue rakentaa ja luo. Tämä harjoitus muistuttaa liiketoiminnan tavoitteista ja siitä, kuinka jokaisen tiimin jäsenen tehtävät tukevat näitä tavoitteita.
Katso koko video Käynnistä, Pysäytä, Jatka saadaksesi lisätietoja:
Työskenteletkö etänä? Lähetä tämä video virtuaalitiimillesi! Käytä tätä hyppyskohtana alkaa kommunikoida merkityksellisemmin ja dynaamisesti työtovereidesi kanssa.
Hyvää virtuaalityötä,
Vanessa