7 temppua tietojen ylikuormituksen välttämiseksi ja sähköpostien hallitsemiseksi

Olin aiemmin riippuvainen sähköpostista. Olin uupunut. Loppuun palaminen. Tarvitsin paremman tien ulos postilaatikostani.

Sisällysluettelo

1. Enkö voi vain lähettää viestejäni?
2. Miksi sähköposti tuhoaa tuottavuuden
3. Syy, miksi tarkistat aina sähköpostia
4. Todellinen vaara: tiedon ylikuormitus
5. 5 tapaa torjua tiedon ylikuormitusta
6. Kuinka välttää tiedon ylikuormitus ja hallita työviestejäsi 7 vaiheessa
1. Vaihe 1: Kirjoita prosessisi muistiin
2. Vaihe 2: Etsi yksi asia
3. Vaihe 3: Kirjoita luettelon loppu
4. Vaihe 4: Ota sprintit käyttöön
5. Vaihe 5: Poista postilaatikko
6. Vaihe 6: Kokoukset sähköpostitse
7. Vaihe 7: Siirry sähköpostiruokavalioon
7. Hyvä lukija…

Tiesitkö, että keskimääräinen toimistotyöntekijä saa 121 sähköpostia päivässä?

Ja että useimmat meistä tarkistavat sähköpostiosoitteemme töissä 6 minuutin välein?

Tietojen ylikuormitus on todellista. Ja sen on lopetettava.

Istuin Cal Newportin kanssa. Cal on tietojenkäsittelytieteen professori Georgetownin yliopistossa ja 7 kirjan myydyin kirjoittaja! Hänen uusin kirja, Maailma ilman sähköpostia , käsittelee olennaisen kysymyksen: Kuinka voimme parantaa työpaikkaa niin, että tärkeä viestintä ei käyttää sähköpostia?

Katso alla oleva video:

Tavoitteenamme on auttaa sinua tehostamaan sähköpostin tuottavuuspeliäsi. Tässä oppaassa opit:

• miten vältetään tiedon ylikuormitus
• miksi sähköposti on tuottavuuden ykkönen
• miksi olet niin riippuvainen sähköpostien tarkistamisesta
• kuinka hallita sähköposteja (ja aikaasi) kuten pomo

Enkö voi vain lähettää viestejäni?

Anna minun arvata - sinua on käsketty jakamaan sähköpostisi.

Vaikka se saattaa toimia joillekin, on iso saalis. Uraauurtavassa tutkimus Kalifornian yliopiston tutkijat tekivät kokeen:

• He kiinnittivät 40 toimistotyöntekijää sykemittareihin 12 päiväksi.
• He havaitsivat, että mitä kauemmin viettää sähköpostilla tietyssä tunnissa, sitä suurempi on heidän stressinsä (ei ole yllättävää).
• He havaitsivat myös, että mitä korkeampi on neurotismin persoonallisuusominaisuus, sitä korkeampi heidän stressitaso on, kun he jakavat sähköpostia (yllättävämpää).

Joten joillekin ihmisille sähköpostiviestien jakaminen voi aiheuttaa enemmän haittaa kuin hyötyä, varsinkin jos heillä on taipumus stressaantua helposti. Joten miten voimme ratkaista tämän ongelman? Mikä on parempi vaihtoehto sähköpostin tarkistamiselle?

Miksi sähköposti tuhoaa tuottavuuden

Tarkistatko jatkuvasti sähköpostia joka päivä? Tämä voi olla huono vuoden 2021 tutkimuksen mukaan Mail Manager .

500 yritysjohtajalle tehdyn tutkimuksen mukaan yli puolet ilmoitti olevansa turhautunut siitä, että he eivät löytäneet postilaatikosta tiettyjä asiakirjoja, mikä antoi heille tunteen kuin olisivat:

• ajanhukka (63%)
• vähemmän tuottava (48%)
• projektitietojen menettäminen (52%)

Yikes! Puhumattakaan siitä, että sähköpostin jatkuva tarkistaminen voi täysin rikkoa keskittymisemme (lisää myöhemmin).

Mikä johtaa minut suureen kysymykseen ...

Miksi toimimme tällä tavalla? Miksi annamme sähköpostin korvata muut syvemmät keskustelut? Miksi ilmoitukset ovat päällä jatkuvasti? Miksi emme voi saada tärkeät työt ensin tehtyä ja tarkistaa sähköpostin myöhemmin?

Syy, miksi tarkistat aina sähköpostia

Ymmärrämme, miksi käytämme niin paljon sähköpostia, katsomaan sähköpostin historiaa (se on todella kiehtovaa!).

Sähköposti alkoi kasvaa 1990-luvun alussa. Kun ihmiset huomasivat, että sähköpostit olivat yleensä halvempia, nopeampia ja tehokkaampia kuin faksilaitteet, sähköpostin käyttäjien räjähdys kasvoi 55 miljoonasta käyttäjästä maailmanlaajuisesti vuonna 1997 400 miljoonaan vuoteen 1999 mennessä.

Ja tässä sähköposti-viestintäongelma alkaa ...

Sähköpostin nopean kasvun myötä sähköpostit alkoivat korvata kaikki viestintätavat. Aloitimme yhtäkkiä :

• vähemmän kokouksia
• vähemmän puheluita
• vähemmän todellisia henkilökohtaisia ​​keskusteluja

Tämä eristää ihmisiä ja estää työn tehokkuutta - sähköposti ei ole mittakaavassa .

Tämä tarkoittaa sitä, että uhrasimme todellisen, satunnaisen henkilökohtaisen viestinnän useilla edestakaisin lähetettävillä sähköpostiviesteillä asiakkaiden ja johtajien kanssa - sähköposteilla, jotka vievät paljon aikaa, ja vain yhden henkilön (itsemme) kanssa. Me kaikki tiedämme kuinka kauan sähköpostiketjut voivat saada, joten kiirehdimme vastaamaan sähköposteihin, jotta emme viivästytä prosessia entisestään.

Tässä tulee esiin hyperaktiivisen hivemindin käsite.

Mikä on hyperaktiivinen hivemind?

Cal Newport kuvailee hyperaktiivista hivemindia työnkuluksi, joka keskittyy käynnissä olevaan keskusteluun, jota rakentamattomat ja ajottamattomat viestit ruokkivat. Ihmisillä on tapana pitää viestintälinjat auki vastaamalla sähköposteihin, puheluihin tai zoomauspuheluihin koko päivän ajan. Hyperaktiivinen hivemind voi vahingoittaa syvää työtä.

Hyperaktiivinen Hivemind pilaa työnkulkumme, koska olemme jatkuvasti valppaana.

Se ei ole järjetöntä. Kyse ei ole huonosta kanssamme viestintävälineet . Se ei ole meidän vikamme .

Tässä on iso ongelma: Emme ole tietokoneprosessoreita. Emme voi vain suorittaa prosesseja peräkkäin - tarvitsemme aikaa vaihtaaksemme huomiomme asiasta toiseen.

Kun viestintälinjamme ovat aina auki, kallisarvoiset henkiset resurssimme otetaan pois ja häiritsevät meidät kriittisestä syvästä työstä, jota tarvitsemme saadaksemme aikaan asioita.

Hyperaktiivinen hivemind on tuottavuusmyrkky.

Todellinen vaara: tiedon ylikuormitus

Viestien ja tietojen jatkuvan virran myötä meillä on yksi tappava ongelma: tietojen ylikuormitus. .Tutkimuksen mukaan Pew-tutkimuskeskus , 20% ihmisistä kertoo tuntevansa tiedon hukkua.

Mikä on tiedon ylikuormitus?

Tietojen ylikuormitus, joka tunnetaan myös nimellä tiedon ahdistuneisuus tai vieroitus, on silloin, kun meille altistuu liikaa tietoa kuin pystymme käsittelemään kerralla. Tietojen ylikuormitus tapahtuu yleensä, kun imemme runsaasti tietoa (ts. Sähköpostitse), mikä johtaa usein tekemään epäloogisia päätöksiä tai viivästyttää päätöksiä entisestään.

Kun ylikuormittumme, aivomme eivät yksinkertaisesti pysty käsittelemään kaikkea tulevaa tietoa. Ja on monet syyt miksi ylikuormitamme. Voitteko liittyä johonkin näistä?

• Saat lukemattomia sähköposteja työtovereiltasi, esimiehiltäsi ja pomoiltasi koko päivän.
• Sinulla on paine jatkuvasti karkottaa hyvää sisältöä, mikä saa sinut enemmän on parempi ajattelutapa.
• Sinua pommitetaan ristiriitaisilla tiedoilla (Tehtävä tulisi osoittaa tähän! Ei, se pitäisi antaa sinne!).
• Jongleeraa jatkuvasti useiden sinulle annettujen tehtävien ympärillä.
• Tunnet olevasi stressaantunut, kun et pysty käsittelemään tietoja niin nopeasti kuin ne saapuvat.

Jos se kuulostaa sinulta, tässä on muutamia yksinkertaisia ​​vinkkejä, jotka voit toteuttaa heti tiedon ylikuormituksen torjumiseksi:

5 tapaa torjua tiedon ylikuormitusta

Tyypillisesti, kun ihmisillä on ongelmia, on vastaus:

• Haluatko laihtua? Syö vähemmän ja käytä.
• Haluatko paremmin nukkua? Älä tuijota näyttöäsi ennen nukkumaanmenoa ja tee jotain rentouttavaa.

Mutta entä tiedon ylikuormitus?

Emme voi vain sammuttaa tietokonetta ja puhelimia - varsinkin jos työmme on verkossa.

Vaikka ratkaisu ei välttämättä ole yksinkertainen, on kokeiltuja asioita, jotka auttavat suuresti tiedon ylikuormituksessa:

1. Ajan myrsky. Jos olet jumissa ja stressaantunut, ideoiden saaminen paperille TODELLA auttaa. Tartu kynä ja paperi ja ryhdymme aivoriihiin - listaa KAIKKI, mikä sinua nyt stressaantuu. Pomoltasi saamasi 20 sähköpostia. Johtaja, joka käski korjata tulostimen. Se valtava 30 sivun asiakirja, jonka joudut siivilöitävä läpi tänä aamuna. Ajattelu on kuin kanavoida stressi ja huolet paperille. Kun kaikki on lueteltu, voit keskittyä enemmän käsillä olevaan tehtävään sen sijaan, että huolehdit muusta.
   
2. Käytä tiimiäsi. Jos olet osa tiimiä, älä itse ota vastuuta. Oletetaan, että sinulla on johtaja, joka lähettää sinulle jatkuvasti tehtäviä - miksi et jaa niitä jonkun tiimisi kanssa? Jos heillä on kaistanleveys, molemmat voisitte puuttua ongelmaan sen sijaan, että luottaisitte itseenne (ja kaksi aivoa ovat ehdottomasti parempi kuin yksi).
   
3. Internetistä. Lue kirja. Mene kävelylle. Tee joogaa. Tiedot saavat meidät yleensä ollessamme Internetissä - loppujen lopuksi Internetissä voimme kuulla KAIKKIEN Ääni. Todellisessa maailmassa kaikkia ei tarvitse kuulla (ainakaan meidän). Mene jonnekin hiljaiseksi ja detoxiksi. Mielestäni mukava kävely tai lyhyt vaellus pitää minut nuorena.
   
4. Vältä moniajoa. Opinnot osoittavat, että moniajo tekee ihmisistä vähemmän tuottavia kuin jos he pitäisivät kiinni yhdestä tehtävästä. Miksi? Aivomme on vaikea vaihtaa tehtävästä toiseen. Teemme parhaamme, kun voimme keskittyä yksin tehtävään häiritsemättä. Joten harkitse timeboxing tai löytää tapa työskennellä ilman häiriötekijöitä.
   
5. Hands-off-hallinta. Oletko mikropäällikkö? Jos otat sen liian pitkälle, saatat vahingoittaa muita. Suurin osa työntekijöistä haluaa autonomian tunteen - loppujen lopuksi he työskentelevät läheisessä yhteistyössä projektin kanssa. Kokeile hands-off-lähestymistapaa, jossa otat johtoaseman, mutta anna heidän tehdä päätöksiä itse. He eivät vain arvosta sitä, vaan tietävät myös, mikä on parasta joukkueelle!

Kuinka välttää tiedon ylikuormitus ja hallita työviestejäsi 7 vaiheessa

Selvä, keskitymme pääasiassa suureen ongelmaan: sähköposteihin.

Ei ole helppoa päästä eroon näistä sähköposteista, mutta sinun ei myöskään tarvitse romuttaa niitä kokonaan.

Haluan sinun lopettavan viestinnän ylikuormituksen uhrin. Noudata näitä 7 vaihetta sähköpostin maksimaalisen hallinnan saavuttamiseksi:

Vaihe 1: Kirjoita prosessisi muistiin

Aina kun saat sähköpostin, kysy itseltäsi tämä kultainen kysymys:

Mikä on tämän sähköpostin taustalla oleva prosessi eteenpäin?

Sähköposti voi olla tekemisissä asiakkaiden kanssa, videon siirtäminen eteenpäin tuotantoa varten, uusien sisällön kerääminen blogia varten jne. Jos sähköposti on tärkeä, sähköpostin lähettäjä luottaa vastaukseesi, jotta he voivat siirtyä seuraaviin vaiheisiin.

Tärkeintä tässä vie todella aikaa kirjoittaa vastaus paperille tai tehdä muistiinpano. Joillakin sähköposteilla, joita saatat huomata, ei ole merkittävää tarkoitusta, kuten chitchat-sähköpostit tai pitkäkestoiset valitukset.

Toinen tapa ajatella tätä on luoda luettelo tai laskentataulukko jokaisesta postilaatikkoon osuvasta teemasta tai projektista. Joten kun tein tämän luettelon, huomasin, että minulla oli teemoja:

• blogiartikkelit - 17 sähköpostia
• YouTube-videot - 12 sähköpostia
• puhumisharrastukset - 8 sähköpostia
• aikataulutus - 24 sähköpostia

Tästä oli hyötyä, koska se antoi minun ajatella järjestelmien perustamista näihin kauhoihin.

Kun näet visuaalisesti, kuinka sähköpostisi on linkitetty, siirry seuraavaan vaiheeseen.

Vaihe 2: Etsi yksi asia

Nyt tulee mielenkiintoinen osa:

Mikä on yksi asia, jonka voit tehdä prosessien helpottamiseksi?

Tavoitteena täällä matalasti roikkuvat hedelmät - yksi yksinkertainen muutos, joka säästää eniten aikaa.

Se voi olla niin yksinkertaista kuin käyttää työkalua Calendly perustaa usein tapaamisia asiakkaan kanssa edestakaisen sähköpostin sijaan. Tai saatat huomata, että voit säästää paljon aikaa luomalla sähköpostimallit niille toistuville viikoittaisille sähköposteille.

Kun olet saanut yhden matalasti roikkuvan hedelmän, lisää vielä pari.

Tämä vaihe on ratkaiseva, koska se kertoo mielellesi viestinnässä enemmän kuin vain sähköposti.

Kun olet löytänyt yhden asian ja poistanut jatkuvan sähköpostiviestien raskaan stressin harteiltasi, alat saada vauhtia ottamaan aikasi uudelleen hallintaan.

Kun näin eräni, tajusin, että meidän oli luotava Asana-järjestelmä, joka linkitti blogiimme ja YouTube-videojärjestelmäämme.

Vaihe 3: Kirjoita luettelon loppu

Tiimini ja minä käytämme Asana Go-to-projektinhallintatyökaluna. Ja kuten mikä tahansa hyvä projektinhallintaohjelmisto, suuri etu auttaa vähentämään sähköposteja.

Yksi erittäin hyödyllinen temppu, jonka olemme äskettäin toteuttaneet, on päivän lopun / viikon lopun luettelon käyttäminen. Tämä luettelo on Asanassa luomamme tehtävä, joka sanoo periaatteessa:

Hei, Vanessa! Kun sinulla on aikaa päivän / viikon lopussa, voisitko katsoa yli X: n, Y: n ja Z: n?

Tämä prosessi säästää meitä niin paljon edestakaisin, koska olemme antaneet toisillemme runsaasti aikaa tehdä syvä työmme päivän aikana samalla kun säästämme viestintää myöhempää käyttöä varten.

Vaihe 4: Ota sprintit käyttöön

Joukkueen pikajuoksu keskittyy yhteen projektiin tai tehtävään sen saavuttamiseksi. Tähän liittyy yleensä suurin osa tai kaikki tärkeät tiimisi jäsenet, joita tarvitaan tehtävän suorittamiseen.

Sprintit ovat yleisiä ohjelmistokehitystiimeissä, joissa reaaliaikainen yhteistyö on tärkeää radalla pitämiseksi, jotta tehtäväriippuvuudet täyttyvät.

Useimmissa muissa organisaatioissa joukkueen sprintti menetetään.

Suosittelen palaamaan sprinttiin.

Keskitä tiimisi kaikki huomiot yhteen tehtävään ohittamatta sähköposteja, kunnes tehtävä on valmis. Näin koko tiimi tietää, mitä kaikki työskentelevät, ja syvällinen työ voidaan suorittaa prosessin aikana.

Voit jopa ajoittaa sprintipäivinä tai aamuisin, kun joukkue työskentelee yhden tehtävän suhteen tiettynä aikana ja toisen tehtävän seuraavana. Huomasin, että tämä auttaa TONia välttämään näitä ikäviä sähköpostiketjuja.

Vaihe 5: Poista postilaatikko

Ajattele tiimisi tärkeimpiä päivittäisiä verkkoresursseja:

• projektinhallinnan kalenteri
• online-asiakirjojen kirjoittaminen
• kirjoitustyökalut

Pitääkö näiden resurssien olla postilaatikossa? Vastaukseni on ei (ja olen varma, että 99% yrityksistä voi romuttaa postilaatikon ja pysyä myös tuottavina). Joten jos katsot postilaatikkoa jatkuvasti päästäksesi tiimisi resursseihin, avain tässä on tehdä resursseistasi saataville postilaatikon ulkopuolella:

• Jätä kommentteja yhteistyöasiakirjan avulla.
• Luo resurssimalli asiaankuuluvilla linkeillä projektinhallintaohjelmistossa.
• Määritä viestintäohjelmisto sähköpostin ulkopuolelle ja ilmoitukset syvän työajan ulkopuolelle.

Vaihe 6: Kokoukset sähköpostitse

Sen sijaan, että lähetät sähköpostia sähköpostin jälkeen, yritä ajoittaa yhdessä tai kahdessa viikoittaisessa kokouksessa, joissa käsitellään tärkeitä aiheita (ja säästät paljon aikaa sähköpostiviesteistä prosessin aikana).

Sähköposti on loistava lähetys, mutta se on kauheaa vuorovaikutuksessa.

Nyrkkisääntö on: Jos joudut tekemään suuren päätöksen tai käymään tärkeätä keskustelua sähköpostitse, on parempi järjestää kokous sen sijaan. Sähköpostit voivat olla hyvä muistutus pingistää ihmisiä tulevasta kokouksesta, mutta säilytä liha ja perunat kokousta varten.

Vaihe 7: Siirry sähköpostiruokavalioon

Aivan kuten gluteeniton ruokavalio, myös tiimini ja minä olemme hitaasti käyneet sähköpostiruokavaliota.

Ja aivan kuten kaikki ruokavaliot, on OK aloittaa hitaasti ja tasaisesti helpottamaan uutta järjestelmää. Saan sen - sähköposti näyttää olevan välttämätön valinta kaikille moderneille yrityksille.

Mutta avain tässä ei ole sähköpostin tai viestinnän lopettaminen kokonaan - kyse on näiden taustalla olevien työnkulkujen korvaamisesta.

Mitä paremmin tiimisi kykenee korvaamaan sähköpostit, sitä vähemmän menetät ensinnäkin sähköpostien käyttöä.

Hyvä lukija…

Toivottavasti pidit tästä artikkelista hyödyllistä! Haluan auttaa sinua hallitsemaan aikaa ja lopettaa kaikki tarpeettomat häiriötekijät elämässäsi. Jätä kommentti alla ja kerro minulle sisäpiirivihjeesi siitä, miten käsittelet työviestejäsi.

Ja jatka lukemista tutustumalla näihin mahtaviin blogiviesteihin:

• 17 ammattimaista sähköpostivinkkiä seuraavan sähköpostisi luomiseen (mallien avulla!)
• Kuinka tehdä digitaalinen detox: 3 helppoa vaihetta menestykseen
• Ole onnellinen työssä: 10 tieteen tukemaa tapaa, jolla voit olla onnellisempi

Menestyksesi,

Vanessa